Linee Guida per la Compilazione delle Missioni Italia e all’estero Presso L’istituto Dei Sistemi Complessi UCS Sapienza
Tutti coloro che svolgono un’attività in ISC (stabilizzati o collaboratori) prima di partire in missione devono essere autorizzati dal responsabile di Unità. Per questo motivo è importante la compilazione del modulo Ordine di missione presente nella piattaforma https://missioni.cnr.it/ accessibile con le credenziali SIPER. La maschera d’ingresso prevede una serie di dati precompilati e alcuni da compilare ma di facile intuizione, i dati missione, dati finanziari necessari per la copertura dell’impegno economico e alcune autorizzazioni aggiuntive eventuali come l’uso del taxi e l’auto a noleggio o auto propria. In questo ultimo caso è necessario integrare alcune informazioni nella maschera che appare selezionando l’apposito indicatore. Alcune informazioni relative all’autoveicolo sono state inserite precedentemente in Anagrafica.
Alcune spese possono essere sostenute prima che la missione inizi e in questo caso viene autorizzato l’anticipo indicando l’importo e allegando i giustificativi che sostengono la richiesta.
A questo punto i dati si possono salvare e sempre modificare, mentre con il tasto Conferma necessario all’invio della richiesta alla firma non si possono apportare modifiche, La procedura avverte lo stato del processo di approvazione. Nel caso in cui la UO di spesa risulta essere diversa dalla UO di appartenenza del dipendente/collaboratore, il processo continua portando all’attenzione del secondo firmatario l’apertura della missione.
Alla fine del processo autorizzativo nella procedura Missioni, l’ordine risulterà in stato ‘Approvato’ e sarà quindi utilizzabile per la Richiesta di Rimborso. E’ inoltre disponibile, sempre in Missioni, una funzionalità che consente la ricerca degli ordini inseriti q Successivamente si richiede il rimborso inserendo e confermando la richiesta. Si seleziona nella maschera la UOS, l’ordine di missione che s’intende lavorare, La chiusura dei modulo prevede dei dati precedentemente inseriti e dei dati da inserire relativi ai dati di pagamento. Sono facoltativi altre spese anticipate dall’agenzia viaggi, l’importo delle spese anticipate dall’agenzia; Rimborso o concorso spese da terzi e il loro importo. A questo punto si possono salvare i dati e procedere all’inserimento dei giustificativi utilizzando il tasto apposito, operazione fondamentale e necessaria per il rimborso. Per ogni spesa ci sono delle informazioni richieste dalla procedur. Consiglio di salvare sempre e di ricordare se la spesa è stata anticipata o meno selezionando l’apposito spazio.
Sottolineo che i pasti sono considerati giornalieri se la missione è all’estero, singolo o giornaliero se in Italia in base alla durata della missione relativa al giorno di inserimento pasti.
Ove sia necessaria conversione moneta si invita https://sdw.ecb.europa.eu/curConverter.do con la data di inizio missione. Conclusa questa fase si da avvio a! processo autorizzativo. Con la ‘Conferma’ del rimborso, questo viene inviato all’approvazione (stato rimborso h Confermato r e stato flusso ‘Alla firma UQ’).
Tutti i documenti vanno consegnati in ufficio segreteria perché necessario all’avvio liquidazione della missione.
Gianluca Ginnetti
ISC- Institute of Complex Systems
CNR- National Research Council
Physics Departament
University of Rome “La Sapienza”
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