Missioni

Documenti da Produrre per Le Missioni

(specifiche necessarie soprattutto per le missioni che verranno rendicontate nei progetti europei e non)

N.B Apertura delle missioni ai fini della autorizzazione del direttore fissata a 15 giorni prima dell’inizio della missione.

Bisogna prioritariamente fare sempre riferimento al manuale operativo missioni del CNR Circolare 11/2019

Fare attenzione se si tratta di una missione sul territorio italiano o all’estero perché’ alcune questioni sono regolate diversamente.

Nello specifico, sono importanti i seguenti documenti:

1. Modulo di Apertura e Chiusura Missione

https://missioni.cnr.it (Login con credenziali Siper)
da compilare in ogni loro parte, in particolare l’oggetto della missione, il riferimento al progetto su cui si intende rendicontare i costi, la voce di bilancio, il GAE, ecc. Nel compilare il Modulo di Rimborso caricare sulla piattaforma tutti i documenti relativi al dettaglio delle spese per le quali si richiede il rimborso.

2. Documento a sostegno della necessità del viaggio per il progetto

(convocazione del coordinatore, verbale riunione, invito, programma o agenda del meeting, abstract, poster, presentazione, ecc.)

3. Fatture o ricevute per albergo

(controllare il manuale operativo relativamente alla categoria degli alberghi).

4. Ricevuta taxi

(quando consentiti) con specifica di importo, data e percorso.

5.Biglietti aerei e carta di imbarco

a proposito della carta di imbarco, questa è la prova dell’effettiva partecipazione dell’interessato alla missione e va consegnata sempre con il biglietto aereo. Anche quando i biglietti sono prepagati dall’Istituto, questi vanno comunque sempre stampati e consegnati in sede di chiusura della missione.

6. In caso di utilizzo di mezzo proprio

è necessario chiedere l’autorizzazione (vedere il Manuale Operativo).

7. Scontrini

ed ogni documento di spesa che attesti i costi sostenuti (per i pasti tenere a mente i massimali di rimborso giornaliero definiti nel Manuale Operativo).

8. Missioni svolte in paesi che non utilizzano l’euro.

In caso di valuta estera le spese dovranno essere convertite in euro, il cambio si deve riferire al primo giorno di missione e bisogna prendere a riferimento i tassi riportati sul sito della BCE utilizzando il tool Currency Converter. E’ bene allegare ai documenti lo screenshot di ogni cambio effettuato.

9. In caso di partecipazione ad un convegno

allegare il programma dello stesso dove si evinca il collegamento del Convegno al Progetto sul quale viene pagata la missione. Si ricorda che per i progetti H2020 non è eleggibile il costo della missione se la persona che vi partecipa non presenta un poster, un lavoro o dei risultati del relativo progetto.

10. In caso di talk

una copia dell’intervento o riassunto di questo.

11. Rilasciare sempre una dichiarazione scritta

ogni volta che si chiede un rimborso diverso da quello scritto su fattura o scontrino
(es. se il costo va diviso per più persone dichiarare chi sono le altre persone, la motivazione, ecc.)

12. Tutti I documenti originali relativi alla chiusura di missione

devono essere sempre consegnati in segreteria. In assenza dei documenti originali la segreteria non potrà procedere al rimborso della missione.

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E’ consigliato consegnare la documentazione in ordine per facilitare il lavoro degli uffici e per evitare che si perdano documenti importanti.